IT活用支援＞業務アプリ作成クラウドサービス『kintone』

サイボウズ株式会社が提供するクラウドシステム『kintone』は、中小・零細企業の業務部門がシステム部門(担当)に頼らずに必要な仕組みを自由に作れるITツールです。

業務上の様々なシステムに適用できる、Webデータベース型のクラウドサービスですが、顧客情報や案件情報の管理、営業活動における日報やタスク管理などへの活用には親和性が高いツールです。

つまり、一般的なSFA(営業支援システム)の機能までは求めていないものの、手軽なITツールとして活用できるシーンは少なくないということ。

特に、クラウドによるサービス提供で、かつ比較的安価（月額780円／名～）な利用料ですので、多くの中小・零細企業にとっては、課題解決のための選択肢の一つとなっています。

営業情報をExcelで管理している問題点

中小・零細企業に限らず多くのB2B(BtoB)企業では、名刺情報や案件(商談)情報などの営業情報をExcelで管理しているのではないでしょうか。もちろん、Excelなどの表計算ソフトは非常に便利なツールではありますが、個々のPCにインストールしてデータをファイル形式で管理するアプリケーションですので、あらゆる業務要件に対して万能なものでもありません。

特に、営業情報をExcelで管理する問題点として、以下の５つを挙げたいと思います。

情報の即時性（まとめて入力、同時更新不可）
情報の正確性（誤入力、ファイル上書き）
情報の携帯性（営業による社外利用）
情報の視認性（時系列表示、グラフ化）
セキュリティ性（データ持ち出し、操作ログ）

特に、利用対象の営業担当者は、顧客に対するフォローや商談などで外出することが多く、情報の活用シーンも社内に限りません。

多くの企業では、これらの問題点を理解しつつも、コストが掛かるシステム開発や導入に踏み切れず、またその投資対効果に問題意識を持ったままExcel運用を継続しているのが実状ではないでしょうか。

『kintone』導入による課題解決

somosomo_kintone 多くの企業がクラウドサービス『kintone』の導入を検討し、運用を開始することで、先に挙げた「営業情報をExcelで管理する問題点」の多くは解決されたことでしょう。

しかしながら、全ての導入企業が本来の課題解決につながる運用・活用ができているとはいえません。

特に、顧客管理や営業支援などの業務領域では、単なる顧客情報や案件情報の管理・共有にとどまり、売上拡大につながる新規顧客開拓や既存顧客深耕に至ってないケースも散見されます。

本来の課題解決と目的達成を実現するために！

そこで、本来の課題解決と目的達成を実現するために、少なくとも以下のポイントを押さえた仕組みとマネジメントが必要だと考えています。

誰が（ミッション・役割の明確化）
誰に（アプローチリスト抽出）
いつ（訪問計画、次回予定管理）
どんなアクションをして（プロセス管理）
成果の振り返りと改善策の検討

私たちは、各社の営業プロセスに合った、業務ルールの策定と管理項目の見直し、マネジメントの定着化を支援するプログラムを提供しております。気軽にご相談、お問い合わせください。

【参考】営業支援・マネジメントを目的とした『kintone』画面設計例

▼顧客(会社情報)管理

システム領域では一般的に「会社マスタ」と呼ばれるリスト(データベース)になります。一つのお客様(会社)につき、複数の名刺(担当者)が存在すれば、会社情報は繰り返し項目となりますので、これらをユニークに管理します。

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▼顧客(担当者情報)管理

会社に属する担当者(名刺)単位で管理するリスト(データベース)になります。このケースでは、項目「顧客名」で上記の会社情報と紐付けて管理しています。個人情報とあわせ、「担当者区分」といった商談における社内の役割や影響度を表す項目など、活用方法によって設計します。

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▼案件(商談)管理

企業によっては、案件や商談、フォーキャストとも呼ばれますが、受注(売上)見込の予定や進捗を管理します。本来は売上目標を達成するための管理であるべきですが、単に予測精度を上げたい目的で運用されているケースも少なくありません。案件や商談確度の定義を明確にし、何をマネジメントしていくべきかの議論を予めしておくことが重要です。

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▼アクション(顧客接点情報)管理

どの顧客にどんなアクションを行ったかの情報・履歴を管理し、次の活動(ネクスト・アクション)をマネジメントするための情報です。活動履歴自体が重要な引き継ぎ情報にもなり得ますが、予め営業戦略(ターゲットに対してどんなアプローチを行い、その結果は？)との関連性を明確にした上で、蓄積されたデータを改善活動や軌道修正に活かしていけるかが重要です。

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アクション(顧客接点情報)管理＞詳細

▼グラフ・レポート

案件(商談)の見込表は代表的なレポート(アウトプット)になりますが、入力されたデータであれば、あらゆる切り口でグラフ化、レポーティングが可能です。アプリのカスタマイズを行えば、基幹システム側のデータを連携した上で、レポーティングすることも可能です。簡単なグラフであれば、標準的な機能で業務担当者が作成できます。